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Automatische Rechnungsverarbeitung mit Dynamics NAV

Microsoft Dynamics NAV bietet verschiedene Möglichkeiten, den bestehenden Funktionsumfang des Standards oder Branchenstandards durch zusätzliche AddOns oder mit vollintegrierten Zusatzanwendungen zu erweitern. Eine dieser Zusatzanwendungen ist die automatische Rechnungsverarbeitung auf Basis des Dokumenten Management windream mit von Microsoft zertifizierter NAV – Schnittstelle[twitter_buttons]

Die wichtigsten Links rund um Dynamics NAV:

Automatische Rechnungsverarbeitung mit Microsoft zertifizierter NAV Schnittstelle

Automatische Rechnungsverarbeitung mit Microsoft zertifizierter NAV Schnittstelle

Die Rechnungen kommen zu 90% in Papierform und zu 10% elektronisch. Die Anforderungen in der automatischen Rechnungsverarbeitung sind typischerweise:

  • Verknüpfung mit bestehenden Dokumenten
  • Berücksichtigung der Fristen und Ausnahmeregelungen
  • Integration mobiler Mitarbeiter und Home Office Arbeitplätze in den Workflow
  • Nachvollziehbarkeit der Prüfungen von Revision und Finanz

Microsoft Dynamcis NAV hält die „richtigen“ Daten, ist also das führende System. Die Informationen der Eingangsrechnungen mit oder ohne Bestellbezug werden gegen das ERP System geprüft.

Ist die Eingangsrechnung durch die automatische Rechnungsverarbeitung im Haus gelandet, kann durch einen vordefinierten Ablauf (Workflow) der Prüfungs- und Freigabeprozess der Rechnung elektronisch durchgeführt werden. Die Mitarbeiter werden in der richtigen Reihenfolge und zum richtigen Zeitpunkt gezielt mit den notwendigen Arbeitsschritten versorgt. Alle Arbeitsschritte sind protokolliert und nachvollziehbar.

Durch die automatische Rechnungsverarbeitung und der damit verbundenen definierten Arbeitsabläufe ergeben sich eine hohe Effizienz und Kostenersparnis durch kurze Liegezeiten und Automatismen. Skontofristen werden eingehalten, Fehler durch strukturierte Abläufe deutlich gesenkt.

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Der Nutzen im Unternehmen durch die automatische Rechnungsverarbeitung im Überblick:

+ für das Management

  • optimierte Prozesse in Bezug auf Skonti und in der Außendarstellung des Unternehmens
  • Prozesssicherheit: klar definierte und strukturierte Prozesse
  • jährliche Einsparungen bei den Prozesskosten (Durchlaufzeiten, Auffinden, Status)

+ für die Buchhaltung

  • wesentliche Einsparung durch automatische Datenerfassung
  • Prozess- und Zustandsüberwachung der Freigaben und Zahlungsfristen
  • Beschleunigung der Prüfzeiten
  • Arbeitserleichterungen
  • die Rechnung liegt in einem von der Finanz anerkannten revisionssicheren Archiv

+ für Mitarbeiter im Freigabeprozess

  • einfache Freigabe „auf Knopfdruck“ von beliebigen Standorten
  • einfache Belegverfolgung
  • kompakte Information: alle freizugebenden Dokumente mit den wichtigsten Daten (Budgetnummer, Betrag, Lieferant, Belegart, Zahlungsfrist, ect.) im Überblick
  • keine Kopien erforderlich – der Beleg kann auch noch nach Jahren im System gefunden werden

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