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5 sichere Wege, NAV Projekte in den Sand zu setzen!

Sie kennen das: „Vater werden ist nicht schwer, Vater sein dagegen sehr!“. So ähnlich ist es auch mit der Anschaffung eines ERP Systems. Das ERP System zu kaufen ist der einfachere Teil, es dann auch wirklich erfolgreich einzuführen ist eine ganz andere Sache. Hier finden Sie 5 Fallen, an denen NAV Projekte schon zum finanziellen Fiasko geworden sind. Das sind keine erfundenen Geschichten oder theoretische Abhandlungen. Hinter diesen Beispielen stehen KMUs, die für diese Erkenntnisse sehr teuer bezahlt haben. [twitter_buttons]

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NAV Projekte

NAV Projekte: Die 4 häufigsten Fehler beim Kalkulieren

ERP Projekte gelten als gescheitert, wenn eine oder mehrere der nachfolgenden Kriterien nicht erfüllt werden konnten:

  • Oft ist es so, dass KMUs so etwas wie eine „tote Saison“ haben, in der die Mitarbeiter für die Einführung eines ERP Systems die meiste Zeit zur Verfügung haben. Verschiebt sich das Projekt aus diesem Wunschzeitfenster, dann werden bestimmte Aufgaben zeitlich gestrafft – 1x dürfen Sie raten, wo Zeit eingespart wird? Genau, beim Testen des neuen ERP Systems!
  • Die kalkulierten internen Kosten explodieren. Das NAV Projekt wurde in der Komplexität unterschätzt und die internen Projektaufwände viel zu optimistisch angenommen.
  • Die erhofften Einsparungen konnten mit dem neuen ERP System nicht realisiert werden. Ein Klassiker: Man kauft sich eine Branchensoftware und passt bestimmte Prozesse dann wieder an die bisher gelebten Prozesse mit all den bekannten Ausnahmen an, anstatt diese in Frage zu stellen und zu re-definieren. Nur standardisierte Prozesse können auch automatisiert werden.
  • Die Anschaffungskosten des NAV Projektes ufern aus

Eine oft gehörte, aber falsche Annahme gleich vorweg: Die ERP Software ist in den allerwenigsten Fällen der Grund dafür, dass ein ERP Projekt gescheitert ist. In 99% der Fälle sind die handelnden Personen vorwiegend im KMU dafür verantwortlich.

Sie werden in den nachfolgenden 5 Fallen erkennen, warum das so ist.

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1. NAV Projekte sind keine IT Projekte: Es sind Change Projekte!

Der häufigste Grund, warum ERP & NAV Projekte in KMUs scheitern ist die Tatsache, dass es sich bei der Einführung von NAV nicht um ein IT Projekt handelt, sondern um ein Change Projekt.

Was ist der Unterschied?

IT Projekte werden eher aus der technischen Sicht abgewickelt. Es braucht einen Mitarbeiter, der sowohl den technischen Hintergrund versteht und Projekt Management Techniken beherrscht, um das Projekt zum Erfolg zu führen.

Bei einem NAV Projekt ist das Verständnis, welche Auswirkungen auf die Machtverhältnisse bei den handelnden Personen die Einführung des ERP Systems bewirkt, aus meiner Sicht wesentlich wichtiger.

Wie oft habe ich schon erlebt, dass Mitarbeiter aus Angst die eigene Bedeutung oder gar den Arbeitsplatz durch das ERP System zu verlieren, gegen die Einführung massiv arbeiten. Ist es eine aktive Auflehnung kann man dieses Problem noch handeln. Handelt es sich aber um einen passiven Widerstand, dann bedarf es schon eine gehörigen Portion Empathie des Anbieterprojektleiters, um diese Probleme zu erkennen und aktiv zu managen.

Auch hier eine Anmerkung aus meiner Praxis: Viele NAV Projektleiter und Senior Consulter verstehen die Einführung eines ERP Systems als IT Projekt und nicht als Change Projekt. Nicht selten sind hier ausgezeichnete NAV Spezialisten am Werk, Techniker, denen aber in bestimmten Bereichen soziale Kompetenz und Empathie fehlen.

Ich kenne Senior Consulter mit 25 Jahren – was bitte haben die an Lebenserfahrung, damit die verstehen können, wie sich Menschen fühlen, die augenscheinlich durch ein ERP System ersetzt werden sollen.

Dabei wäre es relativ einfach, die Ängste der Mitarbeiter zu beseitigen. Es bräuchte eigentlich nur Transparenz und eine offene Gesprächs- und Fehlerkultur im KMU.

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2. NAV Projekte sind komplex, für Einige zu komplex: Projektleiter auf Kundenseite zu schwach

Ein Klassiker, den ich selber schon mehrmals erlebt habe: Der Projektleiter auf Kundenseite ist die Leiterin Buchhaltung, weil es sich um eine kaufmännische Software handelt.

Bei allem Respekt für die handelnden Personen in Buchhaltungsabteilungen. Aber die haben im Normalfall die allerwenigste Ahnung wie die eigene Firma funktioniert, welche Kernprozesse wichtig sind. Ich spreche jetzt ausschließlich aus Sicht der Einführung eines komplexen ERP Systems wie NAV eines ist.

Sie können sich nicht vorstellen, wie oft ich gefragt wurde, warum NAV nicht funktioniert wie die Buchhaltungssoftware (auch mit 3 Buchstaben) die grade im Einsatz ist.

Sie können sich nicht vorstellen, wie oft ich gefragt wurde, wie man gebuchte Rechnungen in NAV löschen kann. Das geht einfach nicht – es ist gesetzlich auch gar nicht erlaubt. Hinterfragt man den Grund, warum eine Rechnung gelöscht werden soll, steht da keine kriminelle Energie dahinter sondern schlicht weg Perfektionismus: man soll gemachte Fehler einfach ausradieren können!

Sie können sich nicht vorstellen, dass ich NAV Projekte hatte, wo alle Funktionen eingeführt wurden, nur die Buchhaltung blieb am alten System, wie bisher. Projektleitung: Leiterin der Buchhaltung. Ein vertrauliches Gespräch mit dem KMU Eigentümer und Geschäftsführer, um die Situation zu klären ergab: Die Buchhalterin geht in 3 Jahren in Pension, dann machen wir den Rest mit NAV auch noch.

Sie glauben, das ist erfunden?

Ich war einmal bei einem Kick-Off dabei in der Funktion des Vertriebes. Ein junger Senior Consultant war der Leiter des Projektes. Beim Kick-Off wurde vom Vertrieb an den Projektleiter im Beisein des Kunden das Projekt übergeben. So wurde sichergestellt, dass alle beteiligten Personen den gleichen Informationsstand hatten – was wurde verkauft, was wird erwartet.

In diesem Kick-Off gab es auch eine Vorstellungsrunde. Irgendwann kam die Leiterin Buchaltung (war in diesem Projekt nicht der Projektleiter) an die Reihe sich vorzustellen: Sie nannte Namen und Funktion. Die nächste Dame nannte Namen und „ich bin die Stellvertreterin der Leiterin Buchhaltung“. Die nächste Dame nannte ebenfalls ihren Namen und „ich bin die Stellvertreterin der Stellvertreterin der Leiterin der Buchhaltung“. Und so ging es noch 2x weiter. Die letzte Dame in der Runde war dann die Stellvertreterin der Stellvertreterin der Stellvertreterin der Stellvertreterin der Leiterin der Buchhaltung. Geschäftsführung, Projektleiter auf Kundenseite, alle waren da. Keiner sagte auch nur ein Wort. Ein verschmitztes Lächeln im Sinne „ja, so sind wir“. Der Projektleiter des Anbieters stand nur da und sagte auch kein Wort. Was glauben Sie? War die Einführung des NAV Projektes bei diesem KMU ein Erfolg?

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3. GF hofft vergebens: NAV Projekte lösen keine verdeckten Organisationsprobleme

In jeder Organisation „menschelt“ es. In jeder Organisation gibt es Brüche zwischen Abteilungen, wie zum Beispiel zwischen Vertrieb und Produktmanagement. In jeder Organisation gibt es ungelöste Probleme, mal brodelt es sichtbarer, mal weniger sichtbar.

Oft erkennt man diese unterschwelligen Probleme schon im Verkaufsgespräch, wenn sich der Eigentümer-Geschäftsführer manchmal in recht merkwürdiger Weise auf einen ganz bestimmten Aspekt der Software konzentriert. Fragt man nach dem Grund für sein Interesse, kommt die Wahrheit meist ohne Umschweife. Es soll mit dieser Investition auch und vor allem ein bestimmtes Problem mit menschlicher Ursache im Unternehmen beseitigt werden.

Es ist nicht so, dass der Eigentümer nicht die Möglichkeit hätte, hier ein Machtwort zu sprechen. Nein, das Problem ist, dass der Eigentümer einfach alle beide Mitarbeiter schätzt und braucht und auf keinen verzichten will aber sich nicht in der Lage sieht, die Situation ein für allemal zu bereinigen.

In den meisten Fällen wäre ein Mediator die bessere Investition. Wenn diese Funktion des Mediators der Anbieterprojektleiter leisten kann, wird auch dieses Projekt ein voller Erfolg sein. Wenn nicht, dann wird der Anbieterprojektleiter ziemlich sicher neue Erkenntnisse gewinnen.

Wie man sieht, alle diese Fallen haben im Grunde mit NAV oder ERP oder mit Software überhaupt nichts zu tun.

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4. Unerfüllte Erwartungen: IT´s not the Software, it´s you!

NAV Projekte

Key Performance Indikatoren für NAV Projekte sind wichtig

Ich bin ein Freund von Zahlen. An Hand von festgelegten Zielen mit Zahlen kann man einfach feststellen, ob die gewünschten Ziele erreicht wurden oder nicht.

Aufträge sollen besser, schneller und qualitativ hochwertiger abgewickelt werden.

Das ERP System muss sich nachhaltig auf die Kundenzufriedenheit auswirken.

Wir wollen unser dynamisches Wachstum mit dem ERP System sicherstellen.

Solche Ziele hätte ich als Projektleiter bei keinem Projekt akzeptiert. Was soll das sein? Hier kann ich als Anbieterprojektleiter immer nur verlieren. Und der KMU Kunde weiß auch nicht, wann das Projekt ein Erfolg ist.

Die Software ist gut, der Partner ist gut – uns ist der Erfolg also sicher!

… haben wir nicht auf etwas vergessen?

Wenn kleine Kinder das Zählen lernen, üben sie das gerne am zählen der Anwesenden. Damit sie dabei nicht auf sich selber vergessen, dass  muss extra gelernt werden. Aus irgendeinem schleierhaften Grund muss das evolutionär besonders schwierig sein. Manche schaffen diesen Entwicklungsschritt nicht, oder verlernen es irgendwann später im beruflichen Leben.

Den Beweis dafür findet man in manchen ERP-Projekten, wo jedes Problem der Software und dem Partner zugeschrieben wird. Er selbst würde ja, wenn nur die Software, wenn nur der Lieferant…

Eine angenehme Haltung ist das, doch helfen tut sie niemanden.
Ihre Firma spielt eine absolute Schlüsselrolle bei der ERP Einführung.

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5. Follow the Standard: das Wünsch-dir-was – Spiel

Dynamics NAV ist bereits im Standard und in Branchenlösungen funktionell so weit entwickelt, dass im Normallfall um die 90% der Anforderungen mit dem Standard gelöst werden könnte. Sollten die 90% massiv unterschritten werden, das heißt der Anteil an Programmieraufwendungen liegt bei 20% oder noch höher, dann wäre zu hinterfragen, ob das richtige ERP System angeschafft wurde.

Es gibt in NAV im Gegensatz zu früheren Versionen ein Vielzahl an Berichts- und Auswertungsmöglichkeiten sowie spezielle Add-Ons die de-facto keine Wünsche offen lassen.

Ich hatte vor Jahren, als diese umfangreichen Möglichkeiten noch nicht existierten ein Projekt, bei dem ein sogenanntes Faszi zu berechnen war. Unter Faszi wurde eine Art DB – Rechnung bei diesem Kunden verstanden, die als A4 – Ausdruck aussen auf den Kundenordner aufgeklebt wurde.

Wir entwickelten dieses Faszi – allein die Berechnung war falsch.

Wir korrigierten mit Hilfe des Kunden (Leiterin Buchhaltung) die Berechnungsmethode – wieder falsch!

Wir haben in etwa 1 Jahr mehrere Versuche unternommen, um zum richtigen Ergebnis zu kommen.

Wir mussten uns die Frage gefallen lassen, ob wir nicht in der Lage wären, so eine simple Rechnung richtig zu erstellen. Keine Ahnung woran es lag, wir schafften es einfach nicht.

Auf die Frage, wer mit diesem Ausdruck arbeitet: Der Seniorchef, der allerdings schon seit Jahren nicht mehr im Unternehmen tätig war. Dieser Bericht wurde kommentarlos übernommen.

Wir sind in diesem Projekt an einem Ausdruck gescheitert, den im ganzen Unternehmen schon seit Jahren kein Mensch mehr brauchte. Alle Infos sind ja ohnehin im Computer.

Wir haben mit diesem A4 Bericht in diesem Projekt ein dickes Minus geschrieben und einige Zeit später hat der Kunde dann auch den NAV Partner gewechselt.

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Ich hoffe, Ihnen mit diesem Beitrag gedient zu haben. Falls Sie weitere Fragen haben, stehe ich sehr gerne zu Ihrer Verfügung.

Mit besten Grüßen.

Herzlichst, Ihr Ernst J. Dennstedt MBA

PS: machen Sie es, wie viele Andere auch schon – folgen Sie mir auf Twitter [twitter_buttons] #DEEynamics #ERP #MICROSOFT #DYNAMICS #NAV

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