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7 Stolpersteine bei der Auswahl Ihres ERP System

Die Suche nach dem richtigen ERP System und des geeigneten Dynamics NAV Anbieter ist keine geheime Wissenschaft und es bedarf auch keinen Wunderwuzzi um die richtige Entscheidung treffen zu können. Hausverstand und die richtigen Spezialisten, denen man vertrauen kann, reichen im Normalfall aus. Eine gründliche Vorbereitung im suchenden KMU ist auf jeden Fall anzuraten. Das betrifft in erster Linie die 7 nachfolgenden Punkte. Es kostet Zeit und ein externer Berater wäre in vielen Fällen auch nicht verkehrt. Allerdings: Der externe Berater hat bei mir gleich den höchsten Risikofaktor im Auswahlverfahren des neuen ERP Systems. Ich spreche in diesem Fall aus eigener Erfahrung aus der Sicht der Anbieters (und Verkäufers). [twitter_buttons]

Die wichtigsten Links rund um Dynamics NAV:

ERP System: Die Suche nach der Nadel im Heuhaufen

ERP System: Die Suche nach der Nadel im Heuhaufen

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1. ERP Consultant

Im deutsch-sprachigen Raum gibt es so ungefähr 250 ERP Anbieter (manche Quellen sprechen von 600 ERP Anbieter und mehr). Da ist für jeden das Richtige dabei. Aber was ist das Richtige?

Hier sind wir gleich mal an einem Punkt, der aus meiner Sicht so ziemlich das höchste Risiko beinhaltet.

Warum?

Ein KMU schafft sich ein ERP System für die nächsten 10 Jahre oder länger an. In kaum einem KMU gibt es einen Mitarbeiter, der in seiner Laufbahn schon mal ein ERP ausgesucht und / oder eingeführt hätte.

Also sucht man sich jemanden, der Erfahrung bei der Auswahl nach einem ERP System hat. Hier gibt es mehrere Möglichkeiten, wobei 2 mögliche Varianten immer diskutiert werden:

  • ein Spezialist für ein bestimmtes ERP System so wie ich einer bin, der sich seit über 15 Jahren mit MS Dynamics NAV beschäftigt hat und praktisch für jedes Unternehmen (lösungsorientiert) die richtige NAV – Lösung findet, oder
  • eher ein Generalist, der einen breiten Überblick über den Markt hat und die Auswahl vor allem methodisch angeht.
ERP System für Ihren Unternehmenserfolg!

ERP System für Ihren Unternehmenserfolg!

Beide Varianten haben Vor- und Nachteile.

Eine mögliche Entscheidungshilfe könnte sein:

Falls in Ihrem Unternehmen sehr gute Erfahrungen mit Microsoft gemacht wurden und die Mitarbeiter es gewohnt sind, mit diesen Tools zu arbeiten, dann wäre der Fokus auf eine Microsoft – Lösung zu empfehlen.

Einfach aus pragmatischen Gründen: zum Einen weil die interne IT das Microsoft Know-how für den Support im Wesentlichen verfügbar hat und die Mitarbeiter es gewohnt sind, mit Microsoft – Produkten zu arbeiten. Möchten Sie im Zuge der ERP System Einführung Ihre IT modernisieren oder sogar auslagern, gibt es keinerlei Probleme, IT-Unternehmen mit Microsoft – zertifizierten Spezialisten zu finden.

Bei Microsoft hat man die Wahl zu Dynamics NAV (Navision) für kleine und kleinere mittelständische Unternehmen und AX (Axapta) für die größeren mittelständischen und häufig auch international tätigen Unternehmen. Bitte diese Positionierungsangaben nur als groben Anhaltspunkt zu sehen.

Bevor Sie eine Entscheidung treffen mit welchen Berater sie zusammenarbeiten möchten, sollten Sie sich ausführlich über die prozessuale Vorgehensweise des Beraters erkundigen.

Ich für meinen Teil halte wenig bis nichts davon, 15 verschiedene Anbieter mit den unterschiedlichsten Lösungen einzuladen und aufwendig auszuwerten. Die Qualität der Entscheidung hängt meines Erachtens nach nicht von der Anzahl der eingeladenen Anbieter ab.

Der Berater sollte imstande sein auf Basis der notwendigen Anforderungen des Kunden 4 – 5 Anbieter vorzuselektieren, die dann in einem gemeinsamen Prozess mit Mitarbeitern des suchenden KMUs auf Eignung gecheckt werden.

  • Das perfekte ERP System . Fazit: das Unternehmen reduzierte seine Bedarfsdefinition, der Anbieter konnte das erfolgreich liefern. Schade nur um die umsonst verbrauchte Zeit und Aufwand bei der Auswahl und der Detailanalyse.

Sie sind sich nicht sicher, ob Sie einen externen ERP Berater benötigen? Sollten Sie ernsthaft über diese Frage nachdenken, dann nehmen Sie das Geld auf jeden Fall in die Hand und heuern Sie sich einen guten ERP Berater an. Es wird sich auszahlen.

Ob Sie einen ERP Berater ins Boot holen sollen, können Sie an Hand des nachfolgenden Beitrages auch selber bestimmen.

Wenn Sie hier gut abschneiden ist ein ERP Berater zumindest aus Know-how Gründen kein zwingendes Thema. Aus Sicht der Auslagerung dieser zeitraubenden Tätigkeiten vielleicht aber dann doch. In diesem Fall holen Sie sch unsere Checkliste zur Auswahl eines ERP Consultants.

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2. Die Frage nach dem WARUM

Die wichtigste Frage die es zu beantworten gilt, ist: Warum will ich in ein ERP System investieren?

Kosten im Griff haben

Kosten im Griff haben

Haben sich durch Insellösungen Ineffizienzen eingeschlichen?

Ist die Investition in ein ERP System nicht nachhaltiger als die Anstellung eines zusätzlichen Mitarbeiters, um mein Unternehmenswachstum in die richtigen Bahnen lenken zu können?

  • Warum eine ERP Software anschaffen? „Was muss in 2, 5 oder 7 Jahren konkret erfüllt sein, um von einer erfolgreichen ERP-Einführung, die meinem Unternehmen wirklich weitergeholfen hat, sprechen zu können?“
  •  Was soll es im Unternehmen verbessern? Je länger die Einführung hinausgezögert wird, desto mehr Insellösungen entstehen im Unternehmen, desto mehr verliert das Unternehmen gegenüber seinen Mitbewerbern bei den Kunden an Attraktivität und desto komplexer wird die Aufgabe schon bei der Auswahl des geeigneten ERP Systems und desto teurer wird die Implementierung der ERP Software letzten Endes auch.

In diesem Zusammenhang könnte die Bildung einer Gruppe von engagierten Mitarbeitern eine Möglichkeit sein, dieses Thema aus verschiedenen Richtungen zu diskutieren. Dazu habe ich eine gute Zusammenfassung zur Bildung einer Gruppe mit verschiedenen Charakteren nach der Theorie von Belbin gefunden:

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3. Die Hauptanforderungen an das ERP System indentifizieren

Der nächste Schritt ist die Identifikation der wichtigsten Anforderungen.

Aus meiner NAV Praxis gibt es immer wiederkehrende Anforderungen und Probleme, die dazu führten, dass sich ein Unternehmen mit dem Thema ERP System beschäftigt. Hier einige exemplarische Beispiele:

  • mobile Mitarbeiter brauchen zum richtigen Zeitpunkt die richtigen Informationen: Vertriebsmitarbeiter, Servicemitarbeiter, Montagetruppe. Das reicht von der simplen Zeiterfassung auf der Baustelle, bis zur Bestellanforderung von Ersatzteilen oder digitale Signatur am Auftrag direkt vor Ort beim Kunden inklusive Ausdruck / Mail der Bestellbestätigung
  • Handhabung von mehreren Mandanten in verschiedenen Währungen
  • Die Automatisierung der Preispflege von Artikeln von Lieferanten durch einlesen von elektronisch übermittelten Preislisten
schneller und profitabler als die Anderen

schneller und profitabler als die Anderen

  • Stammdaten (Kunden, Mitarbeiter, Lieferanten, Material) zentral verwalten und signifikant die Fehlerrate senken
  • Einsatzplanung von Servicetechnikern inklusive Routenoptimierung
  • grafische Auslastungsplanung von Maschinen
  • Kostenoptimierung des Bestellwesens
  • Kostensenkung durch Standardisierung und Automatisierung von administrativen Tätigkeiten, zum Beispiel die Eingangsrechnungen erfassen, kontrollieren, buchen, archivieren
  • Einbindung von externen Leistungserbringern in den betrieblichen Ablauf, wie zum Beispiel das Sandstrahlen eines Bauteiles außer Haus. Die Daten werden im ERP so behandelt, als wäre der Subunternehmer eine Kostenstelle im eigenen Haus.
  • Vertragsmanagement und Verwaltung von Service Level Agreements

Wenn Sie sich selber nicht im Klaren sind, was das ERP System genau an Anforderungen erfüllen und Problemen lösen soll, werden Sie nie das Gefühl haben, eine richtige Investitionsentscheidung getroffen zu haben.

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4. Short List

Als Nächstes erfolgt die Bildung einer Shortlist an Anbietern. Lesen Sie dazu die erst kürzlich zu diesem Thema veröffentlichten Beiträge.

  • Worauf Sie bei der ERP Partnerwahl auch achten sollten: “Ihr Implementierungspartner und der Hersteller sind für den Erfolg wichtiger  als die Software selber. Manche meinen sogar, die NAV Partnerwahl ist der wichtigste Erfolgsfaktor. Sein [Anm.: NAV Partner] Know-how bezüglich ERP Software, Branche, Projektmethodik, dessen Haltung, Einstellung und Einsatz werden den Erfolg bestimmen.”
  • NAV Partnerwechsel: Der erste Verlust ist der kleinste!: Ein Unternehmer schilderte mir seinen Leidensweg, den er mit seinem NAV Partner über 2 Jahre gegangen ist, weil er damals glaubte, ein Wechsel des NAV Partners wäre zu teuer. Conclusio: Der erste Verlust ist der Kleinste!

Die wichtigsten Faktoren für die Wahl der ERP Software und ERP Partners sind:

  • Branchenkompetenz – wenn der Implementierungspartner versteht, was Sie genau brauchen und welche Probleme in Ihrer Branche zu bewältigen sind, ist das schon ein sehr guter Anfang
  • Budgetrahmen: es nützt nichts, den besten Anbieter der Branche anzusprechen, wenn Ihre Budgetvorstellungen mit den tatsächlichen Aufwendungen absolut nicht in Einklang zu bringen sind. Schauen Sie sich einige in diesem Blog publizierten Investitionsbeispiele an und überprüfen Sie, ob das ERP System Dynamics NAV in Ihrem Budgetrahmen liegt
  • Ihre ERP Reifeaspekte zum (Selbst-) Bestimmung:  Um im Auswahlverfahren zur Einführung einer neuen ERP Software das Risiko einer Fehlentscheidung zu minimieren, muss der Anbieter zwingend wissen, welche ERP-Reife das suchende Unternehmen aufweist. Häufig werden dem zukünftigen Kunden mit ERP spezifischen Ausdrücken Zusammenhänge erklärt, die dieser nicht versteht, oder noch schlimmer, anders interpretiert als der Anbieter. Probleme sind damit zwangsläufig vorprogrammiert.
  • Aussortieren von ERP Systemen und Anbieter, welche die für Sie wichtigen KO – Kriterien nicht erfüllen. Ihre KO – Kriterien sollten daher auch nur solche sein, die tatsächlich ein NOGO auslösen.

Wenn Sie mit einem ERP Berater arbeiten werden Sie jetzt eine Shortlist mit 3 – 5 Anbietern haben. Wenn Sie die Liste selbst erstellen, werden sich 10 Anbieter oder mehr finden. Die internen Mehraufwände könnten die Beistellung eines externen ERP Beraters durchaus rechtfertigen.

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5. Datensammlung für Anbieter

Sie sind sich im Klaren darüber, warum und für welchen Zweck Sie ein ERP System anschaffen möchten. Nun ist es nötig, die für Anbieter wichtigsten Informationen bereitzustellen, damit dieser sich ein Bild von Ihrer derzeitigen und künftigen Situation machen kann.

Die Erstellung der Datensammlung (Lastenheft) ist eigentlich ein relativ einfach zu erledigender Punkt im Auswahlprozess des ERP Systems, nichtsdestotrotz wird die Informationssammlung von vielen Unternehmen irgendwie stiefmütterlich behandelt.

Es hilft aber nichts, da müssen Sie durch. Holen Sie sich unser Template und füllen Sie es einfach aus.

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6. Auskünfte und Referenzen

Es wird schon gutgehen...

Es wird schon gut gehen…

Um sich ein rundes Bild vom zukünftigen ERP Partner machen zu können, braucht es auch Auskünfte und Referenzen von dessen Kunden. Bei den Referenzen ist es aber so eine Sache. Jeder Anbieter hat gute Projekte und Kunden, die bereit sind, als Referenzkunden aufzutreten.

Um sich aber ein wirklichkeitsgetreues Bild machen zu können, sollten Sie sich eigenständig Kunden des Anbieters suchen und ohne dessen Wissen kontaktieren. Es zahlt sich auf jeden Fall aus, ein wenig tiefer zu graben und sich den zukünftigen Partner doch genauer anschauen.

Eine Möglichkeit, den zukünftigen ERP Partner genauer unter die Lupe zu nehmen, habe ich bereits beschrieben:

Suchen Sie sich verschiedene, unabhängige Meinungen über die Anbieter Ihrer Shortlist. In den einschlägigen Foren Ihrer bevorzugten ERP Software, in XING, LinkedIn oder ähnliches finden Sie meist gute Hinweise auf die Qualität der jeweiligen Anbieter. Posten Sie einfach Ihre Frage nach den Erfahrungen mit einem bestimmten ERP System oder mit bestimmten Anbietern. Antworten werden nicht lange auf sich warten lassen.

Recherchieren Sie unter technisch orientierten Bloggern, Freelancern, wie Consultant und Programmierer. Diese haben meist einen sehr guten Überblick über die Anbieter, sozusagen aus erster Hand aus eigenen Projekterfahrungen. Auch diese „Referenzen“ finden sich relativ leicht in den unendlichen Weiten des Internets. Bei diesen Quellen sollte man ebenfalls nicht nur auf eine Stimme hören sondern sich einen Überblick über mehrere verschiedene Quellen verschaffen.

Auch auf IT spezialisierte Anwälte oder Gutachter wissen, welche Anbieter schon mit Kunden Prozesse führen mussten und zu welchen Gunsten diese endeten. Falls Sie zu diesem Personenkreis Kontakt haben, wäre auch hier eine Recherche in Erwägung zu ziehen.

Wenn Sie etwas tiefer gegraben und mehrere Quellen und Stimmen gelesen und gehört haben, wird sich vermutlich so etwas wie eine Glockenkurve herausbilden. Die glücklichsten Kunden und die Unzufriedensten sollte man aus der Bewertung rausnehmen. Übrig bleibt dann der vermutlich größte Teil der Meinungen, die sich dann auf einen gemeinsamen Nenner herunterbrechen lassen können: Diese Kernaussage wird der Wahrheit dann vermutlich am nächsten kommen.

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7. Entscheidung treffen

Welches ERP System wird das Rennen machen?

Welches ERP System wird das Rennen machen?

Ob Sie es glauben oder nicht: nicht wenige Unternehmen scheitern genau an diesem Punkt. Diese Unternehmen sehen sich nicht in der Lage, die gewonnen Informationen und Erkenntnisse in eine Entscheidung zu verwandeln. Zu groß ist die Unsicherheit einer Fehlentscheidung. Schade um die Zeit und Anstrengung sowohl der Mitarbeiter des suchenden Unternehmens als auch der Anbieter.

Um eine fachliche und sachliche und vorallem unemotionale Entscheidung treffen zu können, hat sich der Einsatz einer Bewertungsmatrix sehr bewährt. Hier werden in eine Matrix die wesentlichsten Kriterien an die Software und den Hersteller aufgelistet und mit Gewichtungen versehen. Dann werden die einzelnen Anbieter nach dem VOR der Auswahlphase festgelegten Rahmenbedingungen bewertet.

Am Schluss kommt für jeden Anbieter ein Zahl raus, die eine Reihung der Anbieter bringt. Das ist auch schon die Entscheidung. Ziemlich unspektakulär wenn man es von der pragmatischen Seite her betrachtet.

Wenn die ersten beiden knapp beieinander liegen, würde ich empfehlen – wie in meinem Beitrag „Worauf Sie bei der ERP Partnerwahl auch achten sollten“ beschrieben habe, die ersten Workshops mit beiden Anbietern durchzuführen.

Persönliches Gespräch? Emailadresse eingeben und abschicken

2 Responses to 7 Stolpersteine bei der Auswahl Ihres ERP System

  1. ernst dennstedt 13/08/2017 at 15:23 #

    Immer wieder zum Thema wird die Frage, ob man sich einer Branchenlösung zuwenden soll oder Standard Dynamics NAV mit speziell auf das Unternehmen zugeschnittenen Zusatzfunktionen versehen soll.

    Das Credo unser Kunden ist:
    1. Eine Branchenlösung ist immer der kleinste gemeinsame Nenner der Anforderungen eines Unternehmens an eine ERP Software und unterstützt praktisch nie ohne programmiertechnische Anpassungen die Stärken eines Unternehmens optimal. Am Ende sind beide Varianten in etwa gleich teuer, bringt dem Unternehmen aber keinen Vorteil zu den Mitbewerbern.

    2. Differenziert ein (Kern-)Prozess das Unternehmen von seinen Mitbewerbern, so muss dieser Prozess bestmöglich im System abgebildet sein. Das sind immer individuelle Anpassungen, weil genau diese Prozesse auf die spezifischen Kernfähigkeiten und Kernkompetenzen des Unternehmens aufsetzen.

    3. Handelt es sich bei einem Prozess um einen unterstützenden Prozess, sollte man den Standard NAV Prozess übernehmen oder gegebenenfalls mit hochspezialisierten APPs oder Cloudservices anreichern, welche von Dynamics NAV verwaltet und angesteuert werden um diese Prozessschritte zu optimieren.

    4. Nicht zuletzt ist eines der bestimmenden Argumente gegen eine Branchenlösung die damit einhergehende Abhängigkeit vom Dynamics NAV Partner. Diese Abhängigkeiten betreffen
    • oft (nicht immer) die geänderten Objekte, die für Kunden und andere NAV Partner nicht eingesehen werden können. Das wird ganz besonders dann schlagend, wenn der die GEV betreuende Mitarbeiter den NAV Partner verlässt und der NAV Partner keinen adäquaten Ersatz für die GEV bereitstellen kann. Dieser Fall ist übrigens einer der häufigsten Gründe, warum ein Kunde einen Dynamics NAV Partner wechselt
    • die finanziellen und personellen Kapazitäten für die Weiterentwicklung der Branchenlösung für zukünftige Anforderungen oder technologischen Änderungen die das dynamische Wachstum der GEV empfindlich beeinflussen könnte und
    • bei der laufenden Optimierung und Betreuung Ihres Dynamics NAV Systems über die nächsten Jahre

    Diese Vorgehensweise
    • erzeugt immer einen Wettbewerbsvorsprung,
    • reduziert deutlich die Kosten des laufenden ERP Betriebs über den Lifecycle aller Releases betrachtet
    • minimiert die Abhängigkeit vom Dynamics NAV Partner und
    • erhält zu jeder Zeit die Updatefähigkeit des Gesamt ERP Systems

  2. Dynamics NAV Blog 13/08/2017 at 15:32 #

    Ein Problem bei der Auswahl eines neuen ERP Systems liegt häufig in der Tatsache begründet, dass ein externer Berater den Auswahlprozess begleitet. Externe Berater und angestellte Manager sind immer unter Druck, ja keine Job-gefährdenden Fehlentscheidungen zu treffen.

    Im Zweifelsfall wird daher meist nicht der für das Unternehmen eigentlich beste Anbieter ausgewählt, sondern der Marktführer oder ein Unternehmen, mit dem der externe Berater oder der angestellte Manager in der Vergangenheit schon sehr gute Erfahrungen gemacht hat.

    Ernst Dennstedt, Auszug aus einem Interview: „Er (Anm.: der Anbieter) muss sich dabei des Problems bewusst sein, dass sich ein Entscheider keine Fehlentscheidungen leisten darf, ohne seinen Job zu riskieren. Das ist grade auch bei einem sensiblen Thema wie einer Unternehmenssoftware der Fall. Deshalb wird trotz aller im Markt befindlichen Lösungen sehr häufig dem Branchenführer vertraut, weil der für den Entscheider ein Gefühl von Sicherheit erzeugt.“

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